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Entreprise
  • Annonce mise à jour le 22/11/2019
  • Inscrit(e) depuis le : 21/11/2019
  • Code postal : 69100

  • Ville : VILLEURBANNE

  • Réf. Annonce : C-64987-73788
  • Tarif horaire : 10 et 11 € de l'heure €
  • Disponibilité : lundi, mercredi, vendredi
  • Recruteur : KEREN OR

Lettre de mission pour poste de secrétariat à Keren Or

Profil: études Bac+2, expérience de 2 ans mini dans le domaine du secrétariat idéalement dans le domaine associatif. Anglais courant.

Qualités : excellent sens relationnel, rigueur dans la tenue des différents tableaux de bord et registres, adaptabilité aux différents interlocuteurs. Sens des priorités, autonomie.

Rattachement hiérarchique: trésorière/resp. adm. de l’association.

Rattachement fonctionnel: Rabbins. Un point hebdomadaire à prévoir avec les rabbins. 

Mission générale : La secrétaire de KEREN OR est le premier point de contact pour les membres, futurs membres et toutes les associations ou représentants de cultes, associatifs et de la ville. Elle a une responsabilité concernant l’image donnée l’extérieur. Elle a également un rôle de tenue à jour des fichiers (adhérents, sympathisants, officiels), et d’un certain nombre de livres comptables (dons, cotisations, remises de chèques).

Deux domaines de responsabilité :

1/ communication

2/ administratif

Communication : téléphone, site KO, facebook et infolettre.

  • Répondre au téléphone et aux mails (ou transmission aux personnes concernées), consultation de la messagerie dès son arrivée au bureau. Courrier boîte aux lettres et informer les responsables si courrier urgent.
  • Création et envoi de la newsletter hebdomadaire (et mensuelle pour le CPJL). Flashs info sur demande et après accord resp administratif.
  • Mise à jour mensuelle du site internet (Cpjl et Ko)
  • Envoi  de notre journal Itoni par mail (et par courrier 2 fois /an)


Administratif: 

  • Bonne maîtrise des procédures internes et des interlocuteurs (président, trésorier, rabbins) selon la question posée par ceux qui nous contactent 
  • Mise à jour hebdomadaire des différents  fichiers ainsi qu'à chaque modification de coordonnées adhérents et à chaque nouvelle adhésion. Enrichissement du fichier avec données personnelles 
  • Contrôle du fichier avant l’envoi des journaux deux fois par mois et intégration des NPAI.
  • Tenue du tableau de dons, cotisation, talmud torah.
  • Tenue du tableau de remises en banque : pointage des règlements de cotisation, relances uniquement sur demande trésorière.
  • Démarches administratives pour organisation des évènements cultuels et culturels, courses nécessaires à la demande des responsables associatifs pour ces évènements (si budget alloué).
  • Tenue à jour des stocks (produits ménagers, papier, encre, bougies…).
  • Appel des entreprises fournisseurs en cas de dysfonctionnement et résolution de problème (alarme, informatique, téléphonie). 
  • Stockage numérique des archives confiées par les rabbins.
  • Prise de rendez-vous pour le rabbin selon le planning communiqué par celui-ci
  • Tenue de tableau d’inscription aux activités cultuelles et culturelles selon demande des responsables des associations. 
  • Mise à jour des fichiers qui doivent être tenus sur dropbox et du calendrier google , et savoir utiliser word press  mailship excel et autres outils informatiques.
  • Toutes autres  activités de secrétariat nécessaires au fonctionnement de l’association

LA SYNAGOGUE LIBERALE DE LYON

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